تعارف

ہر خیال، حقیقت یا رائے اس وقت تک جامد رہتی ہے جب تک کہ اسے مواصلت نہ کیا جائے اور سمجھا نہ جائے۔ آج کی معلومات پر مبنی معاشرے میں بارہا تسلیم کیا گیا ہے کہ مواصلت خوراک، لباس اور رہائش جتنی ہی اہم ہے۔ اس باب میں ہم مواصلت کو اس طرح دیکھ رہے ہیں جیسا کہ یہ تنظیموں اور کاروباری اداروں سے متعلق ہے۔ کارپوریٹ کمیونیکیشن کو انتظام کا ایک اہم آلہ سمجھا جاتا ہے جو سالوں میں ترقی کرتا آیا ہے۔

کارپوریٹ کمیونیکیشن کو ان سرگرمیوں کے مجموعے کے طور پر بیان کیا جاتا ہے جو ‘تمام داخلی اور خارجی مواصلات کے انتظام اور ہم آہنگی’ میں شامل ہیں جو سازگار نقطہ آغاز پیدا کرنے کے لیے ڈیزائن کیے گئے ہیں۔

کارپوریٹ کمیونیکیشن معلومات کے اخراج پر مبنی ہے جو کسی تنظیم میں مختلف ماہرین اور عمومی ماہرین کے ذریعے کیا جاتا ہے۔ یہ لوگوں، تنظیمی عمل، سرگرمیوں اور میڈیا سے متعلق ہے۔

اہمیت

کسی بھی تنظیم کی کامیابی کا ایک بڑا متغیر عوام کا تاثر ہے۔ عام عوام، حریف، ملازمین تنظیم کے بارے میں “کیا سمجھتے ہیں” یہی اس کی عزت، اس کی پوزیشن اور بالآخر اس کی کامیابی کو بیان کرتا ہے۔ کارپوریٹ کمیونیکیشن کا بنیادی مقصد اپنے تمام اسٹیک ہولڈرز کی نظروں میں ایک تاثر (سچا یا دوسری صورت میں) قائم کرنا ہے۔ یہی کارپوریٹ کمیونیکیشن کی اہمیت ہے؛ ‘کنٹرول کرنا کہ دنیا آپ کو کیسے دیکھتی ہے’۔ مثال کے طور پر، کسی بحران میں، قطع نظر اس کے کہ اصل میں کیا ہوا، عوام اور ملازمین کا بحران اور اس سے نمٹنے کے طریقے کی سمجھ ہی تنظیم کے بارے میں ان کے رد عمل کی وضاحت کرے گی۔ اگر کوئی کمپنی خود کو پرسکون، باوقار اور پرامن کے طور پر پیش نہیں کرتی، اور جارحانہ رویہ پیش کرتی ہے تو اسٹیک ہولڈرز اس پر سوال اٹھائیں گے۔

کمپنی کی قسمت اس بات سے متاثر ہوتی ہے کہ عوام کا جارحانہ رویہ ضروری تھا یا نہیں۔ کارپوریٹ کمیونیکیشن ٹیم کی اہمیت یہ سمجھنے میں ہے کہ اسٹیک ہولڈرز ایسے رویے پر کیسے رد عمل ظاہر کریں گے۔ انہیں پریس ریلیزز، نیوز لیٹرز، اشتہارات اور مواصلت کے دیگر ذرائع کے ذریعے یہ یقینی بنانا ہوگا کہ عوام کو صرف وہی معلومات ملے جو تنظیم انہیں دینا چاہتی ہے۔

پی آر کسی بھی تنظیم کا ایک بہت اہم کام یا سرگرمی ہے۔ لہٰذا، اسے موثر اور تجربہ کار ایگزیکٹو کے سپرد کیا جانا چاہیے۔ ہر عوامی تعلقات پروگرام کے مختلف مقاصد، حکمت عملی اور منصوبہ ہو سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، کسی کمپنی کی مثبت تصویر بنانا، کمپنی کے بحران کو سنبھالنا، ملازمین کو متحرک کرنا، کسی مصنوع کے بارے میں تجسس پیدا کرنا، کسی مصنوع کی تشہیر کرنا اور کسی واقعے کے بارے میں پیشگی اطلاع دینا۔ پی آر منصوبہ بندی کرتا ہے کہ مذکورہ بالا ہر مقصد کو مختلف طریقوں سے حاصل کیا جائے۔ ان میں سے کچھ یہ ہیں: پریس کانفرنسز، پریس ریلیزز، کسی بھی خاص تقریب سے پہلے پارٹیاں اور ملاقاتیں۔ عوامی تعلقات اور اشتہارات اور میڈیا باہم مربوط ہیں اور ان میں مشترکہ خصوصیات اور سرگرمیاں ہو سکتی ہیں۔

بنیادی تصورات

کارپوریٹ کمیونیکیشن

کارپوریٹ کمیونیکیشن ملازمین، صارفین، سرمایہ کاروں اور بہت سے دوسروں کے ساتھ مواصلت کا ایک موثر اور کارگر ذریعہ پیدا کرتی ہے، مقامی اور عالمی سطح پر۔ انتظام کی ملازمین کی پیداواریت کے لیے موجودہ تشویش اور لوگوں کو بااختیار بنانے کی ضرورت کا ایک بڑا حصہ ٹیموں کے استعمال کے گرد گھومتا ہے۔ لیکن اکثر اوقات جو چیز درکار ہوتی ہے وہ سب سے سادہ ضرورت ہے - مواصلت۔ یہ مندرجہ ذیل مطالعے میں واضح کیا گیا ہے:

جب 1990 کے ایک مطالعے میں صنعتی انجینئرز کے ایک گروپ سے پوچھا گیا کہ پیداواریت کو کیسے بہتر بنایا جائے، تو مواصلت سے متعلق خدشات نے سروے کے کسی بھی سوال پر سب سے مضبوط رد عمل ظاہر کیا۔ 88 فیصد سے زیادہ انجینئرز اس بات سے شدید اتفاق کرتے تھے کہ کاروبار کے مختلف اجزاء کے درمیان مواصلت اور تعاون کی کمی پیداواریت کو کم کرتی ہے (“پی اور کیو سروے” 1990)۔

سی ای او نے بھی مواصلت کی اہمیت کو تسلیم کیا ہے۔ اے فوسٹر ہگنس اینڈ کمپنی کے ایک مطالعے میں، ایک ملازم فوائد سے متعلق مشاورتی فرم نے پایا کہ سروے میں شامل 97 فیصد سی ای او کا خیال ہے کہ ملازمین کے ساتھ بات چیت کام کی اطمینان پر مثبت اثر ڈالتی ہے۔ مزید برآں، سروے سے پتہ چلا کہ 79 فیصد کا خیال ہے کہ مواصلت فائدے کو فائدہ پہنچاتی ہے؛ حیرت کی بات یہ ہے کہ صرف 22 فیصد ملازمین کے ساتھ ہفتہ وار یا اس سے زیادہ بات چیت کرتے ہیں (فرنہم 1989)۔

ماخذ: http://findarticles.com/p/articles/mi_m1038/is_n5_v36/ai_14723295/

عوامی تعلقات

عوامی تعلقات (پی آر) ایک فن اور سائنس دونوں ہے۔ اس میں فن کی خوبصورتی اور جذباتیت اور سائنس کا نظام ہے۔ اس کا مطلب مختلف لوگوں کے لیے مختلف چیزیں ہو سکتا ہے۔ اگرچہ یہ ہندوستان اور پوری دنیا میں حالیہ دور کی پیداوار ہے، یہ حکومت، عوامی اور نجی شعبے اور دیگر اداروں میں استعمال ہوتا ہے۔ پی آر کی تکنیک، حکمت عملی اور طریقہ کار تنظیم سے تنظیم میں مختلف ہوتے ہیں۔

“عوامی منظوری حاصل کرنے کا بنیادی طریقہ یہ ہے کہ اس کے مستحق ہوں” آرتھر ڈبلیو پیج

پی آر کی مندرجہ ذیل تعریفیں آپ کو اس کی نوعیت اور دائرہ کار کے بارے میں کچھ خیال دیں گی۔

“عوام کے دو گروہوں کے درمیان تعلقات اور رابطوں کا رشتہ قائم کرنا”

“کسی تنظیم اور عوام کے درمیان باہمی تفہیم قائم کرنے اور برقرار رکھنے کے لیے جان بوجھ کر، منصوبہ بند اور مسلسل کوشش”

“پی آر معلومات، ترغیب، ایڈجسٹمنٹ اور رابطوں کے ذریعے کسی سرگرمی، مقصد، تحریک، ادارہ، مصنوع یا خدمت کے لیے کوشش ہے”

اخلاقی ضابطہ کسی بھی پیشے میں ایک بہت اہم ضرورت ہے۔ پی آر پروفیشنلز اس ضرورت سے مستثنیٰ نہیں ہیں۔ انہیں آنے والے واقعات کے بارے میں معلومات یا علم تک رسائی حاصل ہے؛ اس معلومات کو تجارتی بنانے کے دباؤ یا ترغیب ہر قیمت پر ٹالنا چاہیے۔ کلائنٹس اور ملازمین کے مفادات کی خدمت کرتے ہوئے، پی آر پروفیشنلز کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ وہ اخلاقی ضابطے اور ضابطہ اخلاق کی پابندی کرتے ہیں تاکہ انہیں فکسر یا جوڑ توڑ کرنے والے کے طور پر نہ لیا جائے۔

کارپوریٹ کمیونیکیشن بنیادی طور پر اہم ہے کیونکہ یہ پیدا کرتی ہے:

• مثبت اور سازگار عوامی تاثر
• موثر اور کارگر مواصلت کے ذرائع
• مضبوط کارپوریٹ کلچر، کارپوریٹ شناخت اور کارپوریٹ فلسفہ
• کارپوریٹ شہریت کی حقیقی حس۔

کارپوریٹ کمیونیکیشن کے افعال

کارپوریٹ کمیونیکیشن ایک صحت مند تنظیمی ماحول بناتی ہے۔ کسی تنظیم میں معلومات کو ماہرین اور عمومی ماہرین کے ذریعے ملازمین، اسٹاک ہولڈرز، میڈیا اور گاہکوں کے ساتھ معلومات کا تبادلہ کرنے کے علاوہ مختلف لوگوں تک پھیلانا ہوتا ہے۔ کارپوریٹ کمیونیکیشن برانڈ کو تخلیق اور برقرار رکھتی ہے اور تنظیم کی ساکھ کی دیکھ بھال کرتی ہے۔ یہ کمپنی کے برانڈ کو تنظیم کے اندر اور باہر پیش کرتی ہے۔ اس طرح، کارپوریٹ کمیونیکیشن کا عمل کسی تنظیم اور بیرونی اداروں کے درمیان رابطہ یقینی بناتا ہے۔ آج کل اسے عوامی تعلقات کے آلے کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے تاکہ مثبت کارپوریٹ امیج پیش کیا جائے، اسٹاک ہولڈرز کے ساتھ مضبوط تعلقات استوار کیے جائیں، عوام کو نئی مصنوعات اور کامیابیوں کے بارے میں آگاہ کیا جائے۔ تمام اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ ہموار اور مثبت تعلقات مثبت کارپوریٹ امیج کو برقرار رکھنے اور قائم رکھنے میں مدد کرتے ہیں۔ چاہے وہ کارپوریٹ باڈی، کمپنی، تنظیم، ادارہ، غیر سرکاری تنظیم یا سرکاری ادارہ ہو - ان سب کو ایک قابل احترام تصویر اور ساکھ کی ضرورت ہوتی ہے۔ بڑھتی ہوئی مقابلہ بازی، معلومات تک رسائی اور میڈیا کے دھماکے نے ‘ساکھ کے انتظام’ کو زیادہ تر تنظیموں کے لیے ترجیح بنا دیا ہے۔ اسے کارپوریٹ کمیونی کیشنرز پیشہ ورانہ انداز میں سنبھالتے ہیں۔ بحران کے کنٹرول سے نمٹنا، عالمی مواصلات کے لیے پیچیدہ طریقوں کو فعال کرنا، اور پیچیدہ مواصلاتی آلات اور ٹیکنالوجیز کی سمجھ اور استعمال بھی کارپوریٹ کمیونیکیشن کے اہم افعال ہیں۔

پی آر کے افعال

کارپوریٹ پی آر ڈیپارٹمنٹس اور پی آر ایجنسیوں کے ذریعے انجام دیے جانے والے افعال میں بہت سے عوامل مشترک ہیں۔ ذیل میں زیادہ تر مشترک افعال دیے گئے ہیں:

1. عوامی تعلقات کی پالیسی: کارپوریٹ عوامی تعلقات کی پالیسی تیار اور تجویز کریں اور اسے اعلیٰ انتظامیہ اور تمام شعبوں کے ساتھ شیئر کریں۔ یہ پی آر ایجنسیوں کے لیے زیادہ سچ ہے۔

2. بیانات اور پریس ریلیز: کارپوریٹ بیانات، بعض اوقات ایگزیکٹو کے لیے تقاریر اور پریس ریلیز تیار کرنا پی آر اہلکاروں کے ذمہ ہوتا ہے۔ اس عمل میں، وہ کمپنی یا مصنوع یا پالیسیوں کی مثبت تصویر کو واضح اور پیش کرنے کی پوزیشن میں ہوتے ہیں۔

3. تشہیر: میڈیا اور کمیونٹی کو کمپنی کی سرگرمیوں اور مصنوعات کے اعلانات جاری کرنا۔ میڈیا کا استعمال کرتے ہوئے تشہیری مہم کی منصوبہ بندی بھی ایک اہم کام ہے۔ پریس اور عوام الناس کی طرف سے استفسارات کو سنبھالنا بھی کام کا حصہ ہے۔

4. تعلقات برقرار رکھنا: پی آر اہلکاروں سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ مقامی، قومی اور بین الاقوامی سطح پر حکومتی یونٹس کے ساتھ رابطے برقرار رکھیں۔ ان سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ کمیونٹی کے ساتھ ‘اچھے پڑوسیوں’ کے طور پر اچھے تعلقات قائم رکھیں۔ اس میں ماحولیاتی تحفظ کے معیارات کی پابندی، مقامی لوگوں کو روزگار کے مواقع دینا، اور علاقائی ترقی کے پروگراموں میں تعاون اور شرکت شامل ہے۔ کمپنی اور شیئر ہولڈرز کے درمیان اور دیگر سرمایہ کاروں کے ساتھ مواصلت بھی تعلقات برقرار رکھنے کا ایک اہم حصہ ہے۔ بعض اوقات پی آر ایجنسی کو سالانہ/سہ ماہی رپورٹس اور اسٹاک ہولڈرز کی میٹنگز کی منصوبہ بندی کرنی پڑ سکتی ہے۔

5. اشاعت: ہاؤس میگزین تیار کرنا اور شائع کرنا بھی بعض اوقات پی آر ایجنسی کا کام ہوتا ہے۔

پی آر سرگرمی کے اہم شعبے

1. پریس تعلقات: پی آر افراد کو ہر سطح پر پریس کے ساتھ خوشگوار تعلقات برقرار رکھنے ہوتے ہیں، ایڈیٹر سے لے کر رپورٹر تک۔ پریس اور پی آر دونوں اپنی روزی روٹی کے لیے ایک دوسرے پر منحصر ہیں۔ اچھی طرح لکھی گئی اور بروقت پریس ریلیز فراہم کرنا، نامہ نگار کو ان کے مضامین لکھنے میں مدد کرنا، آسانی سے رسائی، پریس کی تنقید کو برداشت کرنا، بعض اخبارات کے لیے تعصب اور ناجائز احسانات سے گریز کرنا پریس تعلقات کی کچھ خصوصیات ہیں۔ پی آر شخص کو مصنوع یا خدمت کے بارے میں معلومات پھیلاتے ہوئے تنظیم کے کلچر کو پیش کرنا چاہیے۔ صحافیوں کو کاروبار میں رہنے کے لیے خبروں کی ضرورت ہوتی ہے، اور پی آر کو تشہیر کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس طرح، دونوں کے درمیان لین دین ہوتا ہے۔ پی آر اور پریس کی اس باہمی انحصار کو سمجھنا چاہیے۔

2. اشتہارات: کوئی مصنوع اپنی خوبی پر خود نہیں بکتی، اسے تشہیر کی ضرورت ہوتی ہے۔ اشتہارات کا مقصد معلومات پھیلانا، لوگوں کو مصنوع استعمال کرنے کے لیے راغب کرنا یا متاثر کرنا ہو سکتا ہے۔ اشتہارات کے لیے بہت سے میڈیا ہیں جیسے اخبار، ریڈیو، ٹی وی وغیرہ۔ عام طور پر، یہ پی آر شخص ہی ہوتا ہے جو بجٹ کا فیصلہ کرتا ہے اور اشتہارات کے لیے کون سا میڈیا استعمال کرنا ہے۔

3. اشاعت: بروشرز، فولڈرز، پمفلٹس، سرکلر لیٹرز، ہاؤس میگزینز اور اسی طرح کے مواد کو شائع کرنا پی آر ڈیپارٹمنٹ کی ذمہ داری ہے۔ مواد تیار کرتے وقت سادگی، وضاحت، لاگت، تنظیم کی حقیقی تصویر اور دلکشی وہ نکات ہیں جنہیں یاد رکھنا چاہیے۔

4. دیگر میڈیا کوآرڈینیشن: دیگر آڈیو ویژول میڈیا، فلموں، نمائش، ہورڈنگز، پتلی تماشا اور لوک گیتوں کا استعمال پی آر ڈیپارٹمنٹ کے کام کے دائرے میں آتا ہے۔ اچھا عوامی بولنا اور فون پر شائستہ بولنا بھی مثبت تصویر میں اضافہ کر سکتا ہے کیونکہ بولے گئے الفاظ اب بھی مواصلت کے بہترین طریقوں میں سے ایک ہیں۔ انہیں ریڈیو اور ٹیلی ویژن جیسے دیگر تشہیری میڈیا کے ساتھ اچھے تعلقات برقرار رکھنے ہوتے ہیں۔

5. اجزاء کے ساتھ پی آر: مقامی پریس کے ساتھ ساتھ، پی آر افراد کو مقامی کمیونٹی، مالی تجزیہ کاروں، بینکروں، بڑی معروف اداروں، شیئر ہولڈرز اور ممکنہ سرمایہ کاروں کے ساتھ بھی رابطہ رکھنا ہوتا ہے۔ اندرونی پی آر سرگرمیوں میں ایگزیکٹو اور دیگر سینئر اہلکاروں سمیت تمام ملازمین کے ساتھ تعلقات برقرار رکھنا شامل ہے، تاکہ پی آر شخص کو تمام معلومات مل سکیں، وہ تنظیم میں ہونے والے تمام واقعات سے آگاہ رہے۔

عوامی تعلقات کے سات اصول

آرتھر ڈبلیو پیج نے اپنے فلسفے کو نافذ کرنے کے ذرائع کے طور پر عوامی تعلقات کے انتظام کے سات اصولوں پر عمل کیا۔

• سچ بتائیں۔ عوام کو بتائیں کہ کیا ہو رہا ہے اور کمپنی کے کردار، نظریات اور طریقوں کی درست تصویر فراہم کریں۔
• عمل سے ثابت کریں۔ تنظیم کے بارے میں عوامی تاثر 90 فیصد اس کے کاموں سے اور 10 فیصد اس کے کہنے سے طے ہوتا ہے۔
• گاہک کی بات سنیں۔ کمپنی کی اچھی خدمت کے لیے، سمجھیں کہ عوام کیا چاہتی ہے اور اس کی کیا ضروریات ہیں۔ اعلیٰ فیصلہ سازوں اور دیگر ملازمین کو کمپنی کی مصنوعات، پالیسیوں اور طریقوں پر عوامی رد عمل کے بارے میں آگاہ رکھیں۔
• کل کے لیے انتظام کریں۔ عوامی رد عمل کا اندازہ لگائیں اور ایسے طریقوں کو ختم کریں جو مشکلات پیدا کرتے ہیں۔ نیک نامی پیدا کریں۔
• عوامی تعلقات اس طرح چلائیں جیسے پوری کمپنی اس پر منحصر ہے۔ کارپوریٹ تعلقات ایک انتظامی کام ہے۔ کوئی بھی کارپوریٹ حکمت عملی عوام پر اس کے اثرات پر غور کیے بغیر نافذ نہیں کی جانی چاہیے۔ عوامی تعلقات کا پیشہ ور ایک پالیسی ساز ہے جو کارپوریٹ کمیونیکیشن سرگرمیوں کی ایک وسیع رینج کو سنبھالنے کے قابل ہے۔
• سمجھیں کہ کمپنی کا حقیقی کردار اس کے لوگوں کے ذریعے ظاہر ہوتا ہے۔ کمپنی کے بارے میں اچھے یا برے مضبوط خیالات اس کے ملازمین کے الفاظ اور اعمال سے بنتے ہیں۔ نتیجتاً، ہر ملازم، فعال یا ریٹائرڈ، عوامی تعلقات میں شامل ہے۔ کارپوریٹ کمیونیکیشن کی ذمہ داری ہے کہ وہ ہر ملازم کی صلاحیت اور خواہش کی حمایت کرے کہ وہ گاہکوں، دوستوں، شیئر ہولڈرز اور سرکاری اہلکاروں کے لیے ایک ایماندار، علم رکھنے والا سفیر بنے۔
• پرسکون، صبر اور خوش مزاج رہیں۔ معلومات اور رابطوں پر مستقل اور معقول توجہ کے ساتھ عوامی تعلقات کے معجزات کی بنیاد رکھیں۔ آج کے جھگڑالو 24 گھنٹے کے نیوز سائیکلز اور نگرانی کرنے والے اداروں کی لامتناہی تعداد کے ساتھ یہ مشکل ہو سکتا ہے۔ لیکن جب کوئی بحران آئے، یاد رکھیں، ٹھنڈے دماغ سب سے بہتر بات چیت کرتے ہیں۔

کارپوریٹ کمیونیکیشن میں دو قسم کی مواصلت زیادہ استعمال ہوتی ہے - اندرونی اور بیرونی مواصلت۔

اندرونی مواصلت: یہ کسی تنظیم کے آجر اور ملازمین کے درمیان ہوتی ہے۔ اسے تنظیم کو جوڑنے، ملازمین کے حوصلے کو بلند کرنے، شفافیت کو فروغ دینے اور سست تباہی کو کم کرنے کے لیے ایک اہم آلہ سمجھا جاتا ہے۔ کمپنی کے سامنے آنے والے زیادہ تر اندرونی مسائل کی جڑ غیر موثر مواصلت ہے۔

اندرونی مواصلت مختلف سمتوں میں بہتی ہے - عمودی، افقی، اخترن، تنظیمی ڈھانچے کے پار۔ اندرونی مواصلت رسمی یا غیر رسمی ہو سکتی ہے۔ یہ منصوبہ بندی، ہدایت، ہم آہنگی، تحریک وغیرہ جیسے انتظامی افعال کی انجام دہی میں مدد کرتی ہے۔ وسیع پالیسیاں اور مقاصد اوپر سے نچلی سطح تک نیچے کی طرف بہتے ہیں۔ پیغامات بھیجنے کے لیے تحریری اور زبانی یا لفظی دونوں میڈیا استعمال کیے جا سکتے ہیں۔ تحریری میڈیا میں ہدایات، احکامات، خطوط، میمو، ہاؤس جرنلز، پوسٹرز، بلٹن بورڈز، معلومات کے ریک، ہینڈ بکس، مینوئلز، سرگرمی رپورٹس شامل ہیں۔

بیرونی مواصلت: یہ کسی تنظیم کے اراکین اور بیرونی دنیا کے درمیان ہوتی ہے۔ بیرونی مواصلت بھی بہت اہم ہے کیونکہ یہ مثبت تصویر بنانے، برانڈ کے تحفظ اور عوامی تعلقات برقرار رکھنے کے اہم افعال کو بڑھاتی اور ممکن بناتی ہے۔ عالمی معاشرے میں، بیرونی مواصلت مارکیٹنگ میں بھی مدد کرتی ہے۔

بیرونی مواصلت حکومت، اس کے محکموں، گاہکوں، ڈیلروں، انٹر کارپوریٹ اداروں، عام عوام وغیرہ کے ساتھ تنظیم سے باہر پیغامات، مطلوبہ معلومات کی ترسیل سے متعلق ہے۔ بیرونی مواصلت عوام کے ساتھ نیک نامی کو فروغ دیتی ہے۔ کچھ حقائق اور معلومات باہر والوں کے ساتھ شیئر اور تبادلہ کی جانی چاہئیں۔ تحریری اور زبانی دونوں میڈیا استعمال کیے جا سکتے ہیں۔ تحریری میڈیا میں خطوط، میمو، ہاؤس میگزینز، پوسٹرز، بلٹنز، سالانہ رپورٹس وغیرہ شامل ہیں۔

مواصلت کی سرگرمی کے دو اہم شعبے ہیں:

1. پیغام کی تشکیل

2. $\quad$ پیغام کی ترسیل

مواصلت کے مندرجہ ذیل 7 سی کو پیغام تشکیل دیتے وقت ذہن میں رکھنا چاہیے:

1. اختصار: پیغام نوعیت میں مختصر ہونا چاہیے تاکہ قارئین کی توجہ حاصل کرنا آسان ہو۔
2. ٹھوس پن: پیغام ٹھوس ہونا چاہیے کیونکہ اس میں تمام معانی شامل ہوں لیکن لمبائی میں مختصر ہو۔
3. وضاحت: اسے مناسب اور واضح معنی دینے چاہئیں جو کسی بھی موقع پر قاری کو متفرق اور الجھن میں نہ ڈالیں۔
4. تکمیل: یہ بھی اہم ہے کہ پیغام میں مکمل معنی ہوں جو اس کے قاری کو کافی معلومات فراہم کریں۔
5. شائستگی: ایک اور اہم خصوصیت یہ ہے کہ مرسل کو شائستہ لہجے پر زور دینا چاہیے اور اپنے قارئین کو کچھ تعریفیں اور فوائد دینے چاہئیں۔
6. درستگی: پہنچایا گیا پیغام درستگی کے لیے چیک کیا جانا چاہیے اور تمام گرامری غلطیوں سے پاک ہونا چاہیے۔
7. غور و فکر: پیغام میں مناسب غور و فکر ہونا چاہیے اور اسے ‘میں’ اور ‘ہم’ جیسے الفاظ کے بجائے آپ کے رویے پر زور دینا چاہیے۔

ماخذ: http://www.articleclick.com/Article Importance-of-communication-inorganisation/914799

مطلوبہ علم اور مہارتیں

مہارتیں آپ کو بہتر اور موثر کمیونی کیشنر بننے کے لیے تیار کرتی ہیں۔ وہ آپ کو پیغامات کو کامیابی سے تشکیل دینے اور بھیجنے میں مدد کرتی ہیں۔ سننے کی مہارتیں خود سکھائی جا سکتی ہیں؛ بین الشخصی مہارتیں، مذاکرات کی مہارتیں اور رپورٹ قائم کرنے کی مہارتیں کامیاب اور موثر لوگوں کو دیکھ کر سیکھی جا سکتی ہیں؛ پیشکش کی مہارتیں سافٹ ویئر-ہارڈ ویئر کے استعمال پر مشتمل ہیں جس کے لیے رسمی تربیت کی ضرورت ہوتی ہے۔ اسی طرح، لہجے کی غیر جانبدارانہ بنانے، عوامی تقریر، ٹیلی فون آداب، بنیادی تحریری مہارتیں، فیصلہ سازی اور تناؤ کے انتظام کے لیے تربیتی پروگرام ہیں۔ وقت کے انتظام کے لیے کچھ تربیت کی ضرورت ہو سکتی ہے یا بہت سے ایگزیکٹو اسے تجربے کے ذریعے تیار کرتے ہیں۔

1. سننے کی مہارتیں: سننا ایک فعال عمل ہے جس میں تین حصے شامل ہیں: سننا، سمجھنا اور جواب دینا۔ سننا آپ کے جسم کا جسمانی پہلو ہے جو آوازوں کو وصول کرتا ہے اور ان کی تشریح کرتا ہے۔ آپ بات چیت کے حصے کے طور پر ان الفاظ کو سن سکتے ہیں۔ سننا سننے کے لیے اہم ہے، لیکن یہ صرف پہلا حصہ ہے۔ سمجھنا وہ جگہ ہے جہاں آپ کا دماغ ان الفاظ پر عمل کرتا ہے جو آپ سنتے ہیں اور پوری بات چیت کے تناظر میں ان سے معنی اخذ کرتا ہے۔ اس مرحلے پر آپ کو معلومات مواصلت کی جاتی ہیں۔ ایک بار جب آپ سمجھ جائیں کہ آپ کیا سن رہے ہیں، تو آخری حصہ جواب دینا ہے۔ بات چیت میں جواب دینا ظاہر کرتا ہے کہ آپ نے جو کہا گیا تھا وہ سنا ہے اور آپ اسپیکر کے ارادے کو سمجھتے ہیں۔ جواب دینے میں آپ کی سمجھی ہوئی معلومات پر عمل کرنے کا فیصلہ کرنا اور شاید اپنی رائے یا تبصرے کے ساتھ جواب دینا شامل ہو سکتا ہے۔

2. بین الشخصی مہارتیں: بین الشخصی مہارتیں کسی شخص کی صلاحیت کی پیمائش کو کہتے ہیں کہ وہ سماجی مواصلت اور تعاملات کے ذریعے کاروباری تنظیموں کے اندر کام کر سکے۔ یہ وہ مہارتیں ہیں جو کوئی دوسرے لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لیے استعمال کرتا ہے۔ مثبت بین الشخصی مہارتیں رکھنے سے تنظیم میں پیداواریت بڑھتی ہے کیونکہ تنازعات کم ہو جاتے ہیں۔ غیر رسمی حالات میں، یہ مواصلت کو آسان اور آرام دہ بناتی ہے۔ اچھی بین الشخصی مہارتیں رکھنے والے لوگ عام طور پر مشکل حالات میں ابھرنے والے جذبات کو کنٹرول کر سکتے ہیں اور مناسب طریقے سے جواب دے سکتے ہیں، بجائے اس کے کہ جذبات سے پریشان ہوں۔

3. مذاکرات کی مہارتیں: مذاکرات ایک ایسا عمل ہے جس میں دونوں فریقوں کے پاس کسی مسئلے یا ڈیل کے بارے میں ناقابل قبول نکات ہوتے ہیں۔ مذاکرات کے ذریعے، ہر فریق دوسرے کو قائل کرنے کی کوشش کرتا ہے۔ عام طور پر ایسے مسائل اور متغیرات زیادہ ہوں گے جنہیں اس طرح کی تجارت کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے؛ دونوں اطراف کو مکمل طور پر تیار ہونا چاہیے۔ اچھے مذاکرات کے ذریعے دونوں اطراف کے لیے خوشی کے ساتھ ڈیل سے باہر آنا ممکن ہے۔ ہر مذاکرات کار، اگر صحیح طریقے سے کیا جائے، ایک دوسرے کے خلاف رعایتوں کی تجارت سے متعلق ہوگا۔ اچھے مذاکرات کار کو ملاقات سے پہلے تمام ممکنہ متغیرات پر غور کرنا چاہیے، حساب لگانا یا اندازہ لگانا چاہیے کہ ہر ایک کی کیا قیمت آئے گی، پھر فیصلہ کرنا چاہیے کہ وہ کون سا استعمال کرنا پسند کرے گا اور اگر مشکل آئے تو دوسرے کون سے استعمال کرنے کے لیے تیار ہوں گے۔

4. پیشکش کی مہارتیں: یہ ایک گروپ کو خیالات اور معلومات مواصلت کرنے کے لیے استعمال ہوتی ہیں۔ ایک پیشکش اسپیکر کی شخصیت کو بہتر طور پر اٹ