ভূমিকা

প্রতিটি ধারণা, তথ্য বা মতামত যোগাযোগ না করা এবং বোঝা না পর্যন্ত স্থির থাকে। আজকের তথ্যনির্ভর সমাজে বারবার স্বীকার করা হয়েছে যে যোগাযোগ খাদ্য, বস্ত্র ও বাসস্থানের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। এই অধ্যায়ে আমরা যোগাযোগকে সেই দৃষ্টিকোণ থেকে দেখছি যেভাবে এটি সংস্থা ও ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের সাথে সম্পর্কিত। কর্পোরেট যোগাযোগকে ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার হিসেবে বিবেচনা করা হয় যা বছরের পর বছর ধরে বিকশিত হয়েছে।

কর্পোরেট যোগাযোগকে ‘সমস্ত অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক যোগাযোগের ব্যবস্থাপনা ও সমন্বয়’-এ জড়িত কার্যক্রমের সমষ্টি হিসেবে বর্ণনা করা হয় যা অনুকূল সূচনা বিন্দু সৃষ্টির জন্য নকশা করা হয়েছে।

কর্পোরেট যোগাযোগ একটি সংস্থায় বিভিন্ন বিশেষজ্ঞ ও সাধারণতাবাদীদের দ্বারা তথ্য প্রদানের উপর ভিত্তি করে গড়ে উঠেছে। এটি মানুষ, সাংগঠনিক প্রক্রিয়া, কার্যক্রম ও মিডিয়া নিয়ে সংশ্লিষ্ট।

তাৎপর্য

যেকোনো সংস্থার সাফল্যের একটি প্রধান চলক হলো জনসাধারণের ধারণা। সাধারণ জনগণ, প্রতিযোগী, কর্মচারীরা সংস্থা সম্পর্কে কী “অনুধাবন” করে সেটিই এর সম্মানজনক অবস্থান, মর্যাদা এবং পরিণামে এর সাফল্যকে সংজ্ঞায়িত করে। কর্পোরেট যোগাযোগের প্রাথমিক উদ্দেশ্য হলো এর সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের দৃষ্টিতে একটি ধারণা (সত্য বা অন্যরকম) প্রতিষ্ঠা করা। এটাই কর্পোরেট যোগাযোগের তাৎপর্য; ‘বিশ্ব আপনাকে কীভাবে দেখে তা নিয়ন্ত্রণ করা’। উদাহরণস্বরূপ, একটি সংকটে, প্রকৃতপক্ষে কী ঘটেছে তা নির্বিশেষে, সংকট সম্পর্কে জনসাধারণ ও কর্মচারীদের বোঝাপড়া এবং কীভাবে এটি মোকাবেলা করা হয়েছে সেটিই সংস্থার প্রতি তাদের প্রতিক্রিয়া নির্ধারণ করবে। যদি একটি কোম্পানি নিজেকে শান্ত, মর্যাদাপূর্ণ ও শান্তিপূর্ণ হিসেবে উপস্থাপন না করে এবং আক্রমণাত্মক আচরণের অভিক্ষেপ করে তবে স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা তা প্রশ্নের সম্মুখীন হবে।

আক্রমণাত্মক আচরণ প্রয়োজনীয় ছিল কিনা তা নিয়ে জনসাধারণের মূল্যায়ন দ্বারা কোম্পানির ভাগ্য প্রভাবিত হয়। কর্পোরেট যোগাযোগ দলের তাৎপর্য হলো বোঝা যে স্টেকহোল্ডাররা এমন আচরণে কীভাবে প্রতিক্রিয়া দেখাবে। প্রেস রিলিজ, নিউজলেটার, বিজ্ঞাপন ও যোগাযোগের অন্যান্য মাধ্যমের মাধ্যমে তাদের নিশ্চিত করতে হবে যাতে জনসাধারণ শুধুমাত্র সেই তথ্যই পায় যা সংস্থা তাদের দিতে চায়।

পিআর যেকোনো সংস্থার একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কার্য বা ক্রিয়াকলাপ। তাই, এটি কার্যকর ও অভিজ্ঞ নির্বাহীদের হাতে ন্যস্ত করতে হবে। প্রতিটি জনসংযোগ কর্মসূচির ভিন্ন উদ্দেশ্য, কৌশল ও পরিকল্পনা থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানির ইতিবাচক ইমেজ তৈরি করা, কোম্পানির সংকট মোকাবেলা করা, কর্মচারীদের অনুপ্রাণিত করা, একটি পণ্য সম্পর্কে কৌতূহল সৃষ্টি করা, একটি পণ্যের বিজ্ঞাপন দেওয়া এবং একটি ইভেন্ট সম্পর্কে আগাম তথ্য দেওয়া। পিআর উপরে উল্লিখিত প্রতিটি উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ভিন্ন ভিন্ন পদ্ধতিতে পরিকল্পনা করে। এর মধ্যে কিছু হলো: প্রেস কনফারেন্স, প্রেস রিলিজ, বিশেষ ইভেন্টের আগে পার্টি ও মিলনমেলা। জনসংযোগ এবং বিজ্ঞাপন ও মিডিয়া পরস্পর সম্পর্কিত এবং এগুলোর সাধারণ বৈশিষ্ট্য ও কার্যক্রম থাকতে পারে।

মৌলিক ধারণাসমূহ

কর্পোরেট যোগাযোগ

কর্পোরেট যোগাযোগ কর্মচারী, ভোক্তা, বিনিয়োগকারী এবং অন্যান্য অনেকের সাথে, স্থানীয় ও বৈশ্বিকভাবে, যোগাযোগের একটি দক্ষ ও কার্যকর পথ সৃষ্টি করে। কর্মচারী উৎপাদনশীলতা সম্পর্কে ব্যবস্থাপনার বর্তমান উদ্বেগের একটি বড় অংশ এবং মানুষকে ক্ষমতায়নের প্রয়োজন দলের ব্যবহারকে ঘিরে আবর্তিত হয়েছে। কিন্তু প্রায়শই যা প্রয়োজন তা হলো সবচেয়ে সহজ প্রয়োজন - যোগাযোগ। এটি নিম্নলিখিত গবেষণায় চিত্রিত হয়েছে:

যখন একদল শিল্প প্রকৌশলীকে ১৯৯০ সালের একটি গবেষণায় উৎপাদনশীলতা কীভাবে উন্নত করা যায় জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল, যোগাযোগ সংক্রান্ত উদ্বেগ সমীক্ষার যেকোনো প্রশ্নের সবচেয়ে শক্তিশালী প্রতিক্রিয়া আকর্ষণ করেছিল। ৮৮ শতাংশেরও বেশি প্রকৌশলী দৃঢ়ভাবে একমত হয়েছিলেন যে একটি ব্যবসার বিভিন্ন উপাদানের মধ্যে যোগাযোগ ও সহযোগিতার অভাব হ্রাসকৃত উৎপাদনশীলতার দিকে নিয়ে যায় (“P and Q Survey” 1990)।

সিইওরাও যোগাযোগের গুরুত্ব স্বীকার করেছেন। A. Foster Higgins and Company-এর একটি গবেষণায়, একটি কর্মচারী-সুবিধা পরামর্শদাতা ফার্ম দেখেছে যে জরিপকৃত সিইওদের ৯৭ শতাংশ বিশ্বাস করেন যে কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করা কাজের সন্তুষ্টিকে ইতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে। তদুপরি, সমীক্ষায় দেখা গেছে যে ৭৯ শতাংশ মনে করেন যে যোগাযোগ মুনাফাকে উপকৃত করে; আশ্চর্যজনকভাবে, মাত্র ২২ শতাংশ সাপ্তাহিক বা তার বেশি বার কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করে (Farnham 1989)।

উৎস: http://findarticles.com/p/articles/mi_m1038/is_n5_v36/ai_14723295/

জনসংযোগ

জনসংযোগ (পিআর) একটি শিল্প ও বিজ্ঞান উভয়ই। এতে শিল্পের সৌন্দর্য ও আবেগ এবং বিজ্ঞানের পদ্ধতি রয়েছে। এটি ভিন্ন মানুষের কাছে ভিন্ন অর্থ বহন করতে পারে। যদিও এটি ভারত ও সারা বিশ্বে সাম্প্রতিক উৎপত্তির, এটি সরকার, সরকারি ও বেসরকারি খণ্ড এবং অন্যান্য প্রতিষ্ঠানে ব্যবহৃত হয়। পিআর কৌশল, কৌশল ও অনুশীলন সংস্থা থেকে সংস্থায় ভিন্ন হয়।

“জনসমর্থন পাওয়ার মৌলিক উপায় হলো এর যোগ্য হওয়া” আর্থার ডব্লিউ. পেজ

পিআর-এর নিম্নলিখিত সংজ্ঞাগুলো আপনাকে এর প্রকৃতি ও পরিধি সম্পর্কে কিছু ধারণা দেবে।

“জনগণের দুটি দলের মধ্যে সম্পর্ক ও যোগাযোগের বন্ধন স্থাপন করা”

“একটি সংস্থা ও জনসাধারণের মধ্যে পারস্পরিক বোঝাপড়া প্রতিষ্ঠা ও বজায় রাখার জন্য ইচ্ছাকৃত, পরিকল্পিত ও স্থায়ী প্রচেষ্টা”

“পিআর হলো তথ্য, প্ররোচনা, সমন্বয় ও যোগাযোগের মাধ্যমে, কোনো কার্যকলাপ, উদ্দেশ্য, আন্দোলন, প্রতিষ্ঠান, পণ্য বা সেবার জন্য চেষ্টা করা”

নৈতিকতা সংহতি যেকোনো পেশার জন্য একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ প্রয়োজন। পিআর পেশাদাররাও এই প্রয়োজনীয়তার ব্যতিক্রম নয়। তাদের কাছে আসন্ন ঘটনা সম্পর্কে তথ্য বা জ্ঞানের প্রবেশাধিকার রয়েছে; এই তথ্যকে বাণিজ্যিকীকরণের চাপ বা প্রলোভন যেকোনো মূল্যে এড়াতে হবে। ক্লায়েন্ট ও কর্মচারীদের স্বার্থ সেবা করার সময়, পিআর পেশাদারদের নিশ্চিত করতে হবে যে তারা নৈতিকতা সংহতি ও আচরণবিধি মেনে চলেন যাতে তাদের ফিক্সার বা ম্যানিপুলেটর হিসেবে চিহ্নিত না করা হয়।

কর্পোরেট যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ প্রাথমিকভাবে কারণ এটি সৃষ্টি করে:

• ইতিবাচক ও অনুকূল জনধারণা
• কার্যকর ও দক্ষ যোগাযোগের পথ
• শক্তিশালী কর্পোরেট সংস্কৃতি, কর্পোরেট পরিচয় ও কর্পোরেট দর্শন
• কর্পোরেট নাগরিকত্বের প্রকৃত অনুভূতি।

কর্পোরেট যোগাযোগের কার্যাবলি

কর্পোরেট যোগাযোগ একটি স্বাস্থ্যকর সাংগঠনিক পরিবেশ গড়ে তোলে। একটি সংস্থায় তথ্য বিশেষজ্ঞ ও সাধারণতাবাদীদের দ্বারা কর্মচারী, শেয়ারহোল্ডার, মিডিয়া ও গ্রাহকদের সাথে তথ্য ভাগ করার পাশাপাশি বিভিন্ন মানুষের মধ্যে প্রচার করতে হয়। কর্পোরেট যোগাযোগ ব্র্যান্ড তৈরি ও রক্ষণাবেক্ষণ করে এবং সংস্থার সুনামের দেখাশোনা করে। এটি সংস্থার ভিতরে ও বাইরে কোম্পানির ব্র্যান্ডের অভিক্ষেপ করে। এইভাবে, কর্পোরেট যোগাযোগের প্রক্রিয়া একটি সংস্থা ও বাহ্যিক সংস্থাগুলোর মধ্যে যোগসূত্র নিশ্চিত করে। বর্তমানে এটি একটি জনসংযোগ হাতিয়ার হিসেবে ব্যবহৃত হয় একটি ইতিবাচক কর্পোরেট ইমেজ উপস্থাপন করতে, শেয়ারহোল্ডারদের সাথে শক্তিশালী সম্পর্ক গড়ে তুলতে, নতুন পণ্য ও অর্জন সম্পর্কে জনসাধারণকে অবহিত করতে। সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের সাথে মসৃণ ও ইতিবাচক সম্পর্ক একটি ইতিবাচক কর্পোরেট ইমেজ বজায় রাখতে ও টিকিয়ে রাখতে সাহায্য করে। সেটি একটি কর্পোরেট সংস্থা, কোম্পানি, সংস্থা, প্রতিষ্ঠান, বেসরকারি সংস্থা বা একটি সরকারি সংস্থাই হোক না কেন - তাদের সকলেরই একটি সম্মানজনক ইমেজ ও সুনাম থাকা প্রয়োজন। বর্ধিত প্রতিযোগিতা, তথ্যের প্রবেশাধিকার এবং মিডিয়া বিস্ফোরণ বেশিরভাগ সংস্থার জন্য ‘সুনাম ব্যবস্থাপনা’-কে অগ্রাধিকার দিয়েছে। এটি কর্পোরেট কমিউনিকেটরদের দ্বারা পেশাদার পদ্ধতিতে পরিচালিত হয়। সংকট নিয়ন্ত্রণ মোকাবেলা করা, বৈশ্বিক যোগাযোগের জন্য পরিশীলিত পদ্ধতিগুলো সক্ষম করা এবং জটিল যোগাযোগ সরঞ্জাম ও প্রযুক্তির বোধগম্যতা ও ব্যবহার কর্পোরেট যোগাযোগের গুরুত্বপূর্ণ কার্যাবলিও।

পিআর-এর কার্যাবলি

কর্পোরেট পিআর বিভাগ এবং পিআর সংস্থাগুলো দ্বারা সম্পাদিত কার্যাবলির অনেক সাধারণ উপাদান রয়েছে। নিচে বেশিরভাগ সাধারণ কার্যাবলি দেওয়া হলো:

১. জনসংযোগ নীতি: কর্পোরেট জনসংযোগ নীতি তৈরি ও সুপারিশ করা এবং শীর্ষ ব্যবস্থাপনা ও সমস্ত বিভাগের সাথে ভাগ করা। এটি পিআর সংস্থাগুলোর জন্য আরও সত্য।

২. বিবৃতি ও প্রেস রিলিজ: কর্পোরেট বিবৃতি, কখনো কখনো নির্বাহীদের জন্য বক্তৃতা এবং প্রেস রিলিজ প্রস্তুত করা পিআর কর্মীদের দ্বারা করতে হয়। এই প্রক্রিয়ায়, তারা কোম্পানি বা পণ্য বা নীতির ইতিবাচক ইমেজ স্পষ্টভাবে প্রকাশ ও উপস্থাপন করার অবস্থানে থাকেন।

৩. প্রচার: মিডিয়া ও সম্প্রদায়ের কাছে কোম্পানির কার্যক্রম ও পণ্যের ঘোষণা জারি করা। মিডিয়া ব্যবহার করে প্রচারমূলক প্রচারণা পরিকল্পনা করাও একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। প্রেস ও সাধারণ মানুষের কাছ থেকে জিজ্ঞাসাবাদ পরিচালনা করা কার্যাবলির একটি অংশ।

৪. সম্পর্ক বজায় রাখা: পিআর কর্মীদের স্থানীয়, জাতীয় ও আন্তর্জাতিক পর্যায়ে সরকারি ইউনিটের সাথে যোগাযোগ বজায় রাখার আশা করা হয়। তাদের ‘ভালো প্রতিবেশী’ হিসেবে সম্প্রদায়ের সাথে ভালো সম্পর্ক বজায় রাখার আশা করা হয়। এর মধ্যে রয়েছে পরিবেশ সুরক্ষা মান মেনে চলা, স্থানীয়দের জন্য কর্মসংস্থানের সুযোগ দেওয়া এবং এলাকা উন্নয়ন কর্মসূচিতে সহযোগিতা ও অংশগ্রহণ করা। কোম্পানি ও শেয়ারহোল্ডারদের মধ্যে এবং অন্যান্য বিনিয়োগকারীদের সাথে যোগাযোগও সম্পর্ক বজায় রাখার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। কখনো কখনো পিআর সংস্থাকে বার্ষিক/ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করতে এবং শেয়ারহোল্ডারদের সভা পরিকল্পনা করতে হতে পারে।

৫. প্রকাশনা: ইন-হাউস ম্যাগাজিন প্রস্তুত ও প্রকাশ করাও কখনো কখনো একটি পিআর সংস্থার কাজ।

পিআর কার্যকলাপের প্রধান ক্ষেত্রসমূহ

১. প্রেস সম্পর্ক: পিআর ব্যক্তিদের সম্পাদক থেকে প্রতিবেদক পর্যন্ত সকল স্তরে প্রেসের সাথে সৌহার্দ্যপূর্ণ সম্পর্ক বজায় রাখতে হয়। প্রেস ও পিআর উভয়ই তাদের জীবিকার জন্য একে অপরের উপর নির্ভরশীল। সুন্দরভাবে লেখা ও সময়োপযোগী প্রেস রিলিজ প্রদান, সংবাদদাতাকে তাদের নিবন্ধ লেখায় সাহায্য করা, সহজ প্রবেশাধিকার, প্রেস সমালোচনা সহ্য করা, কিছু পত্রিকার প্রতি পক্ষপাত ও অযৌক্তিক অনুগ্রহ এড়ানো প্রেস সম্পর্কের কিছু বৈশিষ্ট্য। পিআর ব্যক্তির উচিত পণ্য বা সেবা সম্পর্কে তথ্য প্রচারের সময় সংস্থার সংস্কৃতির অভিক্ষেপ করা। সাংবাদিকদের ব্যবসায় টিকে থাকার জন্য খবরের প্রয়োজন, এবং পিআর-এর প্রয়োজন প্রচার। এইভাবে, দুজনের মধ্যে একটি আদান-প্রদান রয়েছে। পিআর ও প্রেসের এই আন্তঃনির্ভরশীলতা বোঝা উচিত।

২. বিজ্ঞাপন: একটি পণ্য তার নিজস্ব গুণে বিক্রি হয় না, এর বিজ্ঞাপন দেওয়ার প্রয়োজন হয়। বিজ্ঞাপনের উদ্দেশ্য হতে পারে তথ্য প্রচার করা, মানুষকে প্ররোচিত করা বা প্রভাবিত করা পণ্য ব্যবহার করতে। সংবাদপত্র, রেডিও, টিভি ইত্যাদির মতো বিজ্ঞাপনের অনেক মাধ্যম রয়েছে। সাধারণত, পিআর ব্যক্তিই বাজেট এবং বিজ্ঞাপনের জন্য কোন মাধ্যম ব্যবহার করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নেন।

৩. প্রকাশনা: ব্রোশার, ফোল্ডার, পামফলেট, সার্কুলার-লেটার, ইন-হাউস-ম্যাগাজিন ও অনুরূপ উপকরণ প্রকাশ করা পিআর বিভাগের দায়িত্ব। উপকরণ প্রস্তুত করার সময় সরলতা, স্পষ্টতা, খরচ, সংস্থার সত্যিকারের ইমেজ এবং আকর্ষণীয়তা মনে রাখার বিষয়।

৪. অন্যান্য মিডিয়া সমন্বয়: অন্যান্য অডিও-ভিজ্যুয়াল মিডিয়া, চলচ্চিত্র, প্রদর্শনী, হোর্ডিং, পুতুলনাচ ও লোকগানের ব্যবহার পিআর বিভাগের কার্যক্রমের পরিসরে পড়ে। ভালো জনবক্তৃতা এবং টেলিফোনে শিষ্টাচারপূর্ণ কথা বলাও ইতিবাচক ইমেজ যোগ করতে পারে কারণ কথ্য শব্দ এখনও যোগাযোগের অন্যতম সেরা মাধ্যম। তাদের রেডিও ও টেলিভিশনের মতো অন্যান্য প্রচার মাধ্যমের সাথে ভালো সম্পর্ক বজায় রাখতে হয়।

৫. উপাদানগুলোর সাথে পিআর: স্থানীয় প্রেসের সাথে, পিআর ব্যক্তিদের স্থানীয় সম্প্রদায়, আর্থিক বিশ্লেষক, ব্যাংকার, প্রধান প্রধান প্রতিষ্ঠান, শেয়ারহোল্ডার ও সম্ভাব্য বিনিয়োগকারীদের সাথেও যোগাযোগ রাখতে হয়। অভ্যন্তরীণ পিআর কার্যক্রমের মধ্যে রয়েছে নির্বাহী ও অন্যান্য সিনিয়র কর্মীসহ সমস্ত কর্মচারীর সাথে সম্পর্ক বজায় রাখা, যাতে পিআর ব্যক্তি সমস্ত তথ্য পায়, সংস্থার সমস্ত ঘটনা সম্পর্কে নিজেকে অবহিত রাখে।

জনসংযোগের সাতটি নীতি

আর্থার ডব্লিউ. পেজ জনসংযোগ ব্যবস্থাপনার সাতটি নীতি অনুশীলন করেছিলেন তার দর্শন বাস্তবায়নের একটি উপায় হিসেবে।

• সত্য বলুন। জনসাধারণকে জানান কী ঘটছে এবং কোম্পানির চরিত্র, আদর্শ ও অনুশীলনের একটি সঠিক চিত্র প্রদান করুন।
• কাজের মাধ্যমে প্রমাণ করুন। একটি সংস্থার প্রতি জনধারণা ৯০ শতাংশ নির্ধারিত হয় এটি কী করে তার দ্বারা এবং ১০ শতাংশ এটি কী বলে তার দ্বারা।
• গ্রাহকের কথা শুনুন। কোম্পানিকে ভালোভাবে সেবা দিতে, জনসাধারণ কী চায় ও প্রয়োজন তা বুঝুন। শীর্ষ সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী ও অন্যান্য কর্মচারীদের কোম্পানির পণ্য, নীতি ও অনুশীলনের প্রতি জনসাধারণের প্রতিক্রিয়া সম্পর্কে অবহিত রাখুন।
• আগামীকালের জন্য ব্যবস্থাপনা করুন। জনসাধারণের প্রতিক্রিয়া পূর্বানুমান করুন এবং অসুবিধা সৃষ্টিকারী অনুশীলন দূর করুন। শুভেচ্ছা সৃষ্টি করুন।
• জনসংযোগ পরিচালনা করুন যেন পুরো কোম্পানি এটির উপর নির্ভরশীল। কর্পোরেট সম্পর্ক একটি ব্যবস্থাপনা কার্য। জনসাধারণের উপর এর প্রভাব বিবেচনা না করে কোনো কর্পোরেট কৌশল বাস্তবায়ন করা উচিত নয়। জনসংযোগ পেশাদার একজন নীতিনির্ধারক যিনি কর্পোরেট যোগাযোগ কার্যক্রমের বিস্তৃত পরিসর পরিচালনা করতে সক্ষম।
• উপলব্ধি করুন যে একটি কোম্পানির প্রকৃত চরিত্র তার মানুষ দ্বারা প্রকাশ পায়। একটি কোম্পানি সম্পর্কে শক্তিশালী মতামত ভালো বা খারাপ তার কর্মচারীদের কথা ও কাজ দ্বারা গঠিত হয়। ফলস্বরূপ, প্রতিটি কর্মচারী সক্রিয় বা অবসরপ্রাপ্ত জনসংযোগের সাথে জড়িত। কর্পোরেট যোগাযোগের দায়িত্ব হলো প্রতিটি কর্মচারীর সক্ষমতা ও ইচ্ছাকে সমর্থন করা যাতে তারা গ্রাহক, বন্ধু, শেয়ারহোল্ডার ও সরকারি কর্মকর্তাদের কাছে একজন সৎ, জ্ঞানী দূত হতে পারেন।
• শান্ত, ধৈর্যশীল ও হাস্যরসাত্মক থাকুন। তথ্য ও যোগাযোগের প্রতি সামঞ্জস্যপূর্ণ ও যুক্তিসঙ্গত মনোযোগ দিয়ে জনসংযোগের অলৌকিক ঘটনার ভিত্তি তৈরি করুন। আজকের বিতর্কমূলক ২৪-ঘণ্টার সংবাদ চক্র এবং অসংখ্য ওয়াচডগ সংস্থার সাথে এটি কঠিন হতে পারে। কিন্তু যখন একটি সংকট দেখা দেয়, মনে রাখবেন, শান্ত মস্তিষ্কই সবচেয়ে ভালো যোগাযোগ করে।

দুই ধরনের যোগাযোগ কর্পোরেট যোগাযোগে বেশি ব্যবহৃত হয় - অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক যোগাযোগ।

অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ: এটি একটি সংস্থার নিয়োগকর্তা ও কর্মচারীদের মধ্যে ঘটে। এটি একটি সংস্থাকে বাঁধার, কর্মচারী মনোবল বাড়ানোর, স্বচ্ছতা প্রচার এবং ধীর ধ্বংস হ্রাস করার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার হিসেবে বিবেচিত হয়। একটি কোম্পানির মুখোমুখি হওয়া বেশিরভাগ অভ্যন্তরীণ সমস্যার মূল কারণ হলো অকার্যকর যোগাযোগ।

অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ বিভিন্ন দিকে প্রবাহিত হয় - উল্লম্ব, অনুভূমিক, তির্যক, সাংগঠনিক কাঠামো জুড়ে। অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক হতে পারে। এটি পরিকল্পনা, নির্দেশনা, সমন্বয়, প্রেরণা ইত্যাদি ব্যবস্থাপনামূলক কার্যাবলি সম্পাদনে সাহায্য করে। বিস্তৃত নীতি ও উদ্দেশ্যগুলো শীর্ষ ব্যবস্থাপনা থেকে নিম্ন স্তরে নিচের দিকে প্রবাহিত হয়। বার্তা প্রেরণের জন্য লিখিত ও মৌখিক উভয় মাধ্যম ব্যবহার করা যেতে পারে। লিখিত মাধ্যমের মধ্যে রয়েছে নির্দেশনা, আদেশ, চিঠি, মেমো, হাউস জার্নাল, পোস্টার, বুলেটিন বোর্ড, তথ্য র্যাক, হ্যান্ডবুক, ম্যানুয়াল, কার্যক্রম প্রতিবেদন।

বাহ্যিক যোগাযোগ: এটি একটি সংস্থার সদস্য ও বাইরের বিশ্বের মধ্যে ঘটে। বাহ্যিক যোগাযোগও খুব গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি ইতিবাচক ইমেজ সৃষ্টি, ব্র্যান্ড সংরক্ষণ ও জনসংযোগ বজায় রাখার গুরুত্বপূর্ণ কার্যাবলি বৃদ্ধি ও সক্ষম করে। একটি বৈশ্বিক সমাজে, বাহ্যিক যোগাযোগ বিপণনেও সাহায্য করে।

বাহ্যিক যোগাযোগ সরকার, এর বিভাগ, গ্রাহক, ডিলার, আন্তঃকর্পোরেট সংস্থা, সাধারণ জনগণ ইত্যাদির সাথে সংস্থার বাইরে কাঙ্ক্ষিত তথ্যের বার্তা প্রেরণ সংক্রান্ত। বাহ্যিক যোগাযোগ জনসাধারণের সাথে শুভেচ্ছা প্রচার করে। কিছু তথ্য ও তথ্য বাইরের লোকদের সাথে ভাগ ও বিনিময় করতে হবে। লিখিত ও মৌখিক উভয় মাধ্যম ব্যবহার করা যেতে পারে। লিখিত মাধ্যমের মধ্যে রয়েছে চিঠি, মেমো, ইন-হাউস ম্যাগাজিন, পোস্টার, বুলেটিন, বার্ষিক প্রতিবেদন ইত্যাদি।

যোগাযোগ কার্যকলাপের দুটি প্রধান ক্ষেত্র হলো:

১. বার্তা রচনা করা

২. $\quad$ বার্তা প্রেরণ করা

বার্তা রচনা করার সময় যোগাযোগের নিম্নলিখিত ৭টি সি (C) মাথায় রাখা উচিত:

১. সংক্ষিপ্ততা: বার্তাটি সংক্ষিপ্ত প্রকৃতির হওয়া উচিত যাতে পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করা সহজ হয়। ২. মূর্ততা: বার্তাটি মূর্ত হওয়া উচিত যাতে এর মধ্যে সমস্ত অর্থ বহন করা হয় কিন্তু দৈর্ঘ্যে সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। ৩. স্পষ্টতা: এটি উপযুক্ত ও স্পষ্ট অর্থ দিতে হবে যা কোনো অবস্থাতেই পাঠককে বিভ্রান্ত ও বিভ্রান্ত করবে না। ৪. সম্পূর্ণতা: এটিও গুরুত্বপূর্ণ যে বার্তার সম্পূর্ণ অর্থ থাকতে হবে যা তার পাঠককে পর্যাপ্ত তথ্য প্রদান করবে। ৫. শিষ্টাচার: আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো প্রেরককে শিষ্টাচারপূর্ণ সুরের উপর জোর দিতে হবে এবং তার পাঠকদের কিছু প্রশংসা ও সুবিধা দিতে হবে। ৬. সঠিকতা: প্রেরিত বার্তা সঠিকতার জন্য পরীক্ষা করা উচিত এবং সমস্ত ব্যাকরণগত ত্রুটি থেকে মুক্ত হওয়া উচিত। ৭. বিবেচনা: বার্তায় যথাযথ বিবেচনা থাকতে হবে এবং এটি ‘আমি’ ও ‘আমরা’ ধরনের শব্দের চেয়ে আপনার মনোভাবের উপর জোর দিতে হবে।

উৎস: http://www.articleclick.com/Article Importance-of-communication-inorganisation/914799

প্রয়োজনীয় জ্ঞান ও দক্ষতা

দক্ষতা আপনাকে একজন ভালো ও কার্যকর যোগাযোগকারী হতে সক্ষম করে। তারা আপনাকে সফলভাবে বার্তা রচনা ও প্রেরণে সাহায্য করে। শোনার দক্ষতা স্ব-শিক্ষিত হতে পারে; আন্তঃব্যক্তিক দক্ষতা, আলোচনা দক্ষতা এবং সম্পর্ক প্রতিষ্ঠার দক্ষতা সফল ও কার্যকর মানুষদের পর্যবেক্ষণ করে শেখা যেতে পারে; উপস্থাপনা দক্ষতায় সফটওয়্যার-হার্ডওয়্যার ব্যবহার জড়িত যা আনুষ্ঠানিক প্রশিক্ষণের প্রয়োজন। একইভাবে, উচ্চারণ নিরপেক্ষকরণ, জনবক্তৃতা, টেলিফোন শিষ্টাচার, মৌলিক লেখার দক্ষতা, সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও চাপ ব্যবস্থাপনার জন্য প্রশিক্ষণ কর্মসূচি রয়েছে। সময় ব্যবস্থাপনার জন্য কিছু প্রশিক্ষণের প্রয়োজন হতে পারে বা অনেক নির্বাহী অভিজ্ঞতার মাধ্যমে এটি বিকশিত করে।

১. শোনার দক্ষতা: শোনা একটি সক্রিয় প্রক্রিয়া যাতে তিনটি অংশ জড়িত: শোনা, বোঝা ও প্রতিক্রিয়া। শোনা হলো আপনার শরীরের শব্দ গ্রহণ ও ব্যাখ্যা করার শারীরিক দিক। আপনি কথোপকথনের অংশ হিসেবে এই শব্দগুলো শুনতে পারেন। শোনা শোনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু এটি শুধুমাত্র প্রথম অংশ। বোঝা হলো যেখানে আপনার মস্তিষ্ক আপনি যে শব্দগুলো শুনছেন তা প্রক্রিয়া করে এবং পুরো কথোপকথনের প্রেক্ষাপটে সেগুলো থেকে অর্থ বের করে। এই পর্যায়ে আপনার কাছে তথ্য যোগাযোগ করা হয়। একবার আপনি যা শুনছেন তা বুঝতে পারলে, শেষ অংশটি হলো প্রতিক্রিয়া। কথোপকথনে প্রতিক্রিয়া দেখায় যে আপনি যা বলা হয়েছে তা শুনেছেন এবং আপনি বক্তার উদ্দেশ্য বুঝেছেন। প্রতিক্রিয়ার মধ্যে আপনি যে তথ্য বুঝেছেন তার উপর কাজ করার সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং সম্ভবত আপনার মতামত বা মন্তব্য দিয়ে উত্তর দেওয়া জড়িত থাকতে পারে।

২. আন্তঃব্যক্তিক দক্ষতা: আন্তঃব্যক্তিক দক্ষতা সামাজিক যোগাযোগ ও মিথস্ক্রিয়ার মাধ্যমে ব্যবসা সংস্থার মধ্যে কাজ করার একজন ব্যক্তির সক্ষমতার পরিমাপকে বোঝায়। এগুলোই সেই দক্ষতা যা একজন অন্য মানুষের সাথে মিথস্ক্রিয়া করতে ব্যবহার করে। ইতিবাচক আন্তঃব্যক্তিক দক্ষতা থাকা সংস্থায় উৎপাদনশীলতা বাড়ায় যেহেতু দ্বন্দ্ব হ্রাস পায়। অনানুষ্ঠানিক পরিস্থিতিতে, এটি যোগাযোগকে সহজ ও আরামদায়ক করে তোলে। ভালো আন্তঃব্যক্তিক দক্ষতাসম্পন্ন ব্যক্তিরা সাধারণত কঠিন পরিস্থিতিতে উদ্ভূত অনুভূতিগুলো নিয়ন্ত্রণ করতে পারে এবং যথাযথভাবে প্রতিক্রিয়া দেখাতে পারে, আবেগ দ্বারা বিচলিত হওয়ার পরিবর্তে।

৩. আলোচনা দক্ষতা: আলোচনা হলো একটি প্রক্রিয়া যাতে উভয় পক্ষের একটি বিষয় বা চুক্তি নিয়ে অগ্রহণযোগ্য পয়েন্ট থাকে। আলোচনার মাধ্যমে, প্রতিটি পক্ষ অন্যটিকে বোঝানোর চেষ্টা করে। সাধারণত এমন বাণিজ্যের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে তার চেয়ে বেশি বিষয় ও চলক থাকবে; উভয় পক্ষকে সম্পূর্ণরূপে প্রস্তুত থাকতে হবে। ভালো আলোচনার মাধ্যমে উভয় পক্ষের জন্য একটি চুক্তি থেকে খুশি হয়ে বেরিয়ে আসা সম্ভব। প্রতিটি আলোচনাকারী, যদি সঠিকভাবে করা হয়, একে অপরের বিরুদ্ধে ছাড় বাণিজ্য নিয়ে চিন্তিত থাকবেন। ভালো আলোচনাকারীর উচিত সাক্ষাতের আগে সমস্ত সম্ভাব্য চলক বিবেচনা করা, প্রতিটির খরচ গণনা বা অনুমান করা, তারপর সিদ্ধান্ত নেওয়া তিনি/সে কোনটি ব্যবহার করতে পছন্দ করবেন এবং কোনগুলো ব্যবহার করতে প্রস্তুত থাকবেন যদি এটি চরম অবস্থায় আসে।

৪. উপস্থাপনা দক্ষতা: এগুলো একটি দলের কাছে ধারণা ও তথ্য যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত হয়। একটি উপস্থাপনা বক্তার ব্যক্তিত্বকে ভালোভাবে বহন করে এবং সমস্ত অংশগ্রহণকারীর মধ্যে তাৎক্ষণিক মিথস্ক্রিয়া অনুমতি দেয়। একটি ভালো উপস্থাপনায় রয়েছে: বিষয়বস্তু, কাঠামো, প্যাকেজিং এবং মানব উপাদান। বিষয়বস্তুতে এমন তথ্য থাকে যা মানুষের প্রয়োজন। তথ্য যতটা সম্ভব ততটা হতে হবে যতটা শ্রোতা এক বসায় শোষণ করতে পারে। কাঠামোর একটি যৌক্তিক শুরু, মধ্যভাগ এবং শেষ আছে। এটি অবশ্যই ক্রমিক ও গতিতে হতে হবে যাতে শ্রোতা এটি বুঝতে পারে। উপস্থাপককে শ্রোতার মনোযোগ ধরে রাখতে সতর্ক থাকতে হবে। প্যাকেজিং বলতে বিষয়বস্তুকে দেওয়া চিকিত্সাকে বোঝায়। সফটওয়্যার, সফটওয়্যার ব্যবহার সহ পিপিটি-এর মতো প্রযুক্তি ব্যবহারের সুযোগ রয়েছে।

৫. মানব উপাদান: একটি ভালো উপস্থাপনা মনে রাখা হবে কারণ এটির সাথে একজন ব্যক্তি যুক্ত আছে। আপনার এখনও শ্রোতার প্রয়োজন বিশ্লেষণ করতে হবে এবং একটি পদ্ধতি নির্বাচন করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, অনেক অফিসে কর্মচারীর জন্মদিন বা বিশেষ উপলক্ষে কার্ড পাঠানো হয়। কার্ডের সাথে যদি ঊর্ধ্বতন ব্যক্তি তাকে/তার ব্যক্তিগতভাবে শুভেচ্ছা জানান, তবে এটি সর্বদা একজনকে ভালো বোধ করায়।

৬. সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা: “সম্পর্ক হলো একটি সম্পর্কে বিশ্বাস ও সম্প্রীতি প্রতিষ্ঠা। এটি অন্যান্য মানুষের সমর্থন ও সহযোগিতা অর্জনের শিল্পের মূল উপাদান। প্রায় $93 %$ যোগাযোগ আপনার শরীরী ভাষা এবং আপনি যে ভাবে কথা বলেন (অ্যানালগ যোগাযোগ) দ্বারা প্রেরিত হয়। শুধুমাত্র $7 %$ বার্তা শব্দ দ্বারা (ডিজিটাল যোগাযোগ) বহন করা হয়। বেশিরভাগ সময় আপনার অ্যানালগ যোগাযোগ অচেতন। যোগাযোগের সচেতন ও অচেতন স্তরে উভয় স্তরে কাজ করার ক্ষমতা বিকাশের মাধ্যমে, আপনি কীভাবে গভীর সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা করতে হয় এবং বিশ্বাস ও সম্প্রীতি গড়ে তুলতে হয় শিখবেন - কার্যত যে কাউকে সাথে, অনেক কম সময়ের মধ্যে। আমাদের অধিকাংশই নির্দিষ্ট ধরনের মানুষের সাথে সম্পর্ক স্থাপন করতে সক্ষম কিন্তু একজন মাস্টার কমিউনিকেটরের বিস্তৃত পরিসরের মানুষের সাথে সম্পর্ক স্থাপনের ক্ষমতা রয়েছে।”

৭. কার্যকর সিদ্ধান্ত গ্রহণ: সিদ্ধান্ত গ্রহণ একটি জটিল প্রক্রিয়া হতে পারে; তবুও, প্রতিটি সফল ব্যক্তির অবশ্যই এই দক্ষতা থাকতে হবে। সিদ্ধান্ত গ্রহণে মানবিক ও বস্তুগত উপাদান জড়িত। এই সমস্ত উপাদান মূল্যায়ন বা অগ্রাধিকার দিতে হবে, ফলাফল পূর্বানুমান করতে হবে এবং সংশ্লিষ্ট সকল পক্ষের সর্বোত্তম স্বার্থে সিদ্ধান্ত নিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, ছাত্র হিসেবে আপনি একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ পকেট মানি পান। সবসময় অনেক অপশন থাকে যেমন খাবার, সিনেমা, বন্ধু/পরিবারের সদস্যদের জন্য উপহার, পড়ার উপকরণ জেরক্স করা ইত্যাদি। আপনি কীভাবে এটি ব্যয় করেন নিজেকে খুশি করতে এবং আপনার প্রয়োজনের যত্ন নিতে তা আপনার সিদ্ধান্ত গ্রহণের দক্ষতার উপর নির্ভর করবে। আপনার শখ ও অন্যান্য অবসরকালীন কাজ অনুসরণ করার জন্য আপনার সপ্তাহে কয়েক ঘন্টা সময়ও আছে। কার্যক্রমের গুরুত্বের ক্রম নির্ধারণের আপনার সক্ষমতা কার্যক্রম নির্বাচন সম্পর্কে সিদ্ধান্তকে নির্দেশিত করবে। কর্পোরেট হাউসে ম্যানেজারদের কার্যকর সিদ্ধান্ত গ্রহণের চ্যালেঞ্জ থাকে কারণ তারা দক্ষতা, মুনাফা, স্টেকহোল্ডার, কর্মচারী ও মালিকদের সন্তুষ্টির মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখার পরিস্থিতির মুখোমুখি হয়।

৮. টেলিফোন শিষ্টাচার, মৌলিক লেখার দক্ষতা (ইমেল ও নোট লেখা, ইত্যাদি), জনবক্তৃতা দক্ষতা: আপনি অবশ্যই এই তিনটি দক্ষতার সংস্পর্শে এসেছেন এবং এখন অবশ্যই যুক্তিসঙ্গতভাবে ভালো দক্ষতা অর্জন করেছেন। টেলিফোন শিষ্টাচার ভালো ছাপ তৈরি করে এবং অন্য ব্যক্তিকে স্বস্তি দেয়। মৌলিক লেখার দক্ষতা আপনার ইংরেজি পাঠ্যক্রমের অংশ। আপনাদের অনেকেই বক্তৃতা প্রতিযোগিতায় অংশগ্রহণ করেছেন, পুরস্কার জিতেছেন এবং ভালো বক্তা, ব