મુખ્ય ખ્યાલો અને સૂત્રો

એમએસ ઓફિસ માટે 5-7 આવશ્યક ખ્યાલો આપો:

10 પ્રેક્ટિસ MCQ પ્રશ્નો

Q1. એમએસ વર્ડમાં ડોક્યુમેન્ટ સેવ કરવા માટે કઈ કી કોમ્બિનેશન વપરાય છે? A) Ctrl+S B) Ctrl+X C) Ctrl+V D) Ctrl+Z

જવાબ: A) Ctrl+S

સોલ્યુશન: Ctrl+S એ એમએસ ઓફિસ એપ્લિકેશન્સમાં ડોક્યુમેન્ટ્સ સેવ કરવા માટેનો સાર્વત્રિક શૉર્ટકટ છે.

શૉર્ટકટ: Ctrl+S = સેવ (યાદ રાખો: S એ સેવ માટે)

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - મૂળભૂત કીબોર્ડ શૉર્ટકટ્સ

Q2. એક્સેલમાં, ફોર્મ્યુલા =AVERAGE(A1:A5) શું ગણતરી કરે છે? A) કુલ સરવાળો B) સરેરાશ મૂલ્ય C) મહત્તમ મૂલ્ય D) ન્યૂનતમ મૂલ્ય

જવાબ: B) સરેરાશ મૂલ્ય

સોલ્યુશન: AVERAGE ફંક્શન બધા મૂલ્યોનો સરવાળો કરીને ગણતરી કરીને અંકગણિત સરેરાશની ગણતરી કરે છે. જો A1:A5 માં 10, 20, 30, 40, 50 હોય → સરવાળો=150, ગણતરી=5 → સરેરાશ=150/5=30

શૉર્ટકટ: ઓટોસમ ડ્રોપડાઉન Σ માં AVERAGE વિકલ્પ બતાવે છે

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - એક્સેલ આંકડાકીય ફંક્શન્સ

Q3. પાવરપોઈન્ટ 2019 ફાઈલ્સ માટે કઈ એક્સ્ટેન્શન વપરાય છે? A) .docx B) .xlsx C) .pptx D) .pdf

જવાબ: C) .pptx

સોલ્યુશન:

• વર્ડ ફાઈલ્સ: .docx
• એક્સેલ ફાઈલ્સ: .xlsx
• પાવરપોઈન્ટ ફાઈલ્સ: .pptx
• PDF એ અલગ ફોર્મેટ છે

શૉર્ટકટ: .pptx માં P = પાવરપોઈન્ટ

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - ફાઈલ એક્સ્ટેન્શન્સ

Q4. રેલ્વે સ્ટેશન મેનેજરને 7 દિવસ માટે કુલ ટિકિટ વેચાણ (₹15000, ₹18000, ₹22000, ₹19000, ₹25000, ₹21000, ₹24000) ગણવાની જરૂર છે. કયું એક્સેલ ફોર્મ્યુલા સાચું છે? A) =TOTAL(15000:24000) B) =SUM(B2:B8) C) =ADD(15000+24000) D) =COUNT(B2:B8)

જવાબ: B) =SUM(B2:B8)

સોલ્યુશન: ધારો કે ડેટા B2 થી B8 સેલ્સમાં છે, SUM ફંક્શન બધા મૂલ્યો ઉમેરે છે. કુલ = 15000+18000+22000+19000+25000+21000+24000 = ₹1,44,000

શૉર્ટકટ: Alt+= (ઓટોસમ) આપમેળે SUM ફોર્મ્યુલા બનાવે છે

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - એક્સેલ SUM ફંક્શન

Q5. વર્ડમાં, છેલ્લી ફોર્મેટિંગ ક્રિયા પુનરાવર્તિત કરવા માટે કયો શૉર્ટકટ કામ કરે છે? A) Ctrl+R B) F4 C) Ctrl+Y D) B અને C બંને

જવાબ: D) B અને C બંને

સોલ્યુશન: વર્ડમાં F4 અને Ctrl+Y બંને છેલ્લી ક્રિયા પુનરાવર્તિત કરે છે. ઉદાહરણ: જો તમે હમણાં જ ટેક્સ્ટ બોલ્ડ બનાવ્યું હોય, તો F4 અથવા Ctrl+Y દબાવવાથી પસંદ કરેલા ટેક્સ્ટ પર બોલ્ડ લાગુ થાય છે.

શૉર્ટકટ: F4 = પુનરાવર્તિત કરો (ફંક્શન કી 4)

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - વર્ડ ફોર્મેટિંગ શૉર્ટકટ્સ

Q6. જો સેલ A1 માં “Platform” અને B1 માં “Number” હોય, તો =CONCATENATE(A1," “,B1) શું બનાવે છે? A) PlatformNumber B) Platform Number C) Platform_Number D) ભૂલ

જવાબ: B) Platform Number

સોલ્યુશન: CONCATENATE ટેક્સ્ટને નિર્દિષ્ટ સેપરેટર સાથે જોડે છે. અહીં: “Platform” + " " + “Number” = “Platform Number”

શૉર્ટકટ: & ઓપરેટર પણ એ જ કરે છે: =A1&” “&B1

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - એક્સેલ ટેક્સ્ટ ફંક્શન્સ

Q7. ટ્રેન સ્કેડ્યૂલ પ્રેઝન્ટેશનમાં 15 સ્લાઈડ્સ છે. કયું વ્યૂ બધી સ્લાઈડ્સને થમ્બનેલ તરીકે બતાવે છે જેથી તેમને ફરીથી ગોઠવવામાં સરળતા રહે? A) નોર્મલ વ્યૂ B) સ્લાઈડ સોર્ટર C) રીડિંગ વ્યૂ D) આઉટલાઈન વ્યૂ

જવાબ: B) સ્લાઈડ સોર્ટર

સોલ્યુશન: સ્લાઈડ સોર્ટર બધી સ્લાઈડ્સને થમ્બનેલ તરીકે પ્રદર્શિત કરે છે, જે ડ્રેગ-અને-ડ્રોપ ફરીથી ગોઠવણી માટે પરવાનગી આપે છે. પ્રેઝન્ટેશન ફ્લો ગોઠવવા માટે શ્રેષ્ઠ.

શૉર્ટકટ: વ્યૂ ટેબ → સ્લાઈડ સોર્ટર અથવા સ્ટેટસ બાર આઈકોન

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - પાવરપોઈન્ટ વ્યૂઝ

Q8. એક્સેલમાં, જો =VLOOKUP(12000,A2:C10,3,FALSE) ટિકિટ કિંમત ₹12000 માટે શોધ કરે છે, તો તે શું રિટર્ન કરે છે? A) કૉલમ A માંથી મૂલ્ય B) કૉલમ B માંથી મૂલ્ય C) કૉલમ C માંથી મૂલ્ય D) ભૂલ

જવાબ: C) કૉલમ C માંથી મૂલ્ય

સોલ્યુશન: VLOOKUP(12000,A2:C10,3,FALSE) નો અર્થ:

• પ્રથમ કૉલમ (A) માં 12000 શોધો
• સમાન પંક્તિની 3જી કૉલમ (C) માંથી મૂલ્ય રિટર્ન કરો
• FALSE = ચોક્કસ મેચ જરૂરી

શૉર્ટકટ: યાદ રાખો: Col_index_num લુકઅપ કૉલમમાંથી ગણતરી કરે છે

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - એક્સેલ VLOOKUP ફંક્શન

Q9. રેલ્વે ડેટા કૉલમ A માં ટ્રેનો અને કૉલમ B માં ડિપાર્ચર ટાઈમ બતાવે છે. હાવડા મેઈલનું ડિપાર્ચર શોધવા માટે કયું ફોર્મ્યુલા કામ કરે છે? A) =HLOOKUP(“Howrah Mail”,A:B,2,0) B) =VLOOKUP(“Howrah Mail”,A:B,2,0) C) =MATCH(“Howrah Mail”,A:A,0) D) =INDEX(B:B,MATCH(“Howrah Mail”,A:A,0))

જવાબ: D) =INDEX(B:B,MATCH(“Howrah Mail”,A:A,0))

સોલ્યુશન: MATCH કૉલમ A માં “Howrah Mail” ની પંક્તિ સ્થિતિ શોધે છે. INDEX કૉલમ B માંથી અનુરૂપ મૂલ્ય રિટર્ન કરે છે. ડાબેથી જમણે લુકઅપ માટે VLOOKUP કરતાં વધુ લવચીક.

શૉર્ટકટ: INDEX+MATCH કોમ્બો VLOOKUP મર્યાદાઓને હરાવે છે

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - એડવાન્સ્ડ એક્સેલ લુકઅપ ફંક્શન્સ

Q10. વર્ડ મેઈલ મર્જમાં, જો એક્સેલમાં 500 પેસેન્જર રેકોર્ડ્સ હોય પરંતુ માત્ર 400 પાસે કન્ફર્મ્ડ ટિકિટ હોય (કૉલમ D માં “YES” ચિહ્નિત), તો માત્ર કન્ફર્મ્ડ પેસેન્જર્સને કેવી રીતે મર્જ કરવા? A) મેન્યુઅલી 100 પંક્તિઓ કાઢી નાખો B) ફિલ્ટર વાપરો: કૉલમ D = “YES” C) કૉલમ D દ્વારા સૉર્ટ કરો D) કરી શકાતું નથી

જવાબ: B) ફિલ્ટર વાપરો: કૉલમ D = “YES”

સોલ્યુશન: મેઈલ મર્જ ડેટા સોર્સને ફિલ્ટર કરવાની પરવાનગી આપે છે. ફિલ્ટર સેટ કરો: કૉલમ D “YES” બરાબર હોય તેવા માત્ર કન્ફર્મ્ડ પેસેન્જર્સને સમાવવા માટે. આ સોર્સ ડેટા બદલ્યા વિના ચોક્કસ 400 રેકોર્ડ્સ મર્જ કરે છે.

શૉર્ટકટ: મેઈલિંગ્સ → એડિટ રેસિપિઅન્ટ લિસ્ટ → ફિલ્ટર

ખ્યાલ: એમએસ ઓફિસ - શરતો સાથે વર્ડ મેઈલ મર્જ

5 પાછલા વર્ષના પ્રશ્નો

PYQ 1. એમએસ એક્સેલ 2016 વર્કબુકનું ડિફૉલ્ટ એક્સ્ટેન્શન શું છે? [RRB NTPC 2021 CBT-1]

જવાબ: .xlsx

સોલ્યુશન: એક્સેલ 2007 થી આગળ .xlsx (XML-આધારિત ફોર્મેટ) વાપરે છે અગાઉના વર્ઝનમાં .xls વપરાતું હતું

પરીક્ષા ટીપ: યાદ રાખો: xlsx = એક્સેલ, docx = વર્ડ, pptx = પાવરપોઈન્ટ

PYQ 2. એક્સેલમાં કમ્પાઉન્ડ ઇન્ટરેસ્ટની ગણતરી કરવા માટે કયું ફંક્શન વપરાય છે? [RRB Group D 2022]

જવાબ: FV ફંક્શન

સોલ્યુશન: FV(rate,nper,pmt,[pv],[type]) ભવિષ્યનું મૂલ્ય ગણતરી કરે છે જેમાં કમ્પાઉન્ડ ઇન્ટરેસ્ટનો સમાવેશ થાય છે. ઉદાહરણ: માસિક કમ્પાઉન્ડિંગ માટે =FV(10%/12,12,-1000,,1)

પરીક્ષા ટીપ: FV = ફ્યુચર વેલ્યુ, PV = પ્રેઝન્ટ વેલ્યુ, તફાવત જાણો

PYQ 3. એમએસ વર્ડમાં Ctrl+K શૉર્ટકટનો ઉપયોગ શેના માટે થાય છે? [RRB ALP 2018]

જવાબ: હાઇપરલિંક ઇન્સર્ટ કરો

સોલ્યુશન: Ctrl+K ઇન્સર્ટ હાઇપરલિંક ડાયલોગ બોક્સ ખોલે છે K એ લિંક માટે (મ્નેમોનિક)

પરીક્ષા ટીપ: Ctrl શૉર્ટકટ્સ: B=બોલ્ડ, I=ઇટાલિક, U=અન્ડરલાઈન, K=હાઇપરલિંક

PYQ 4. પાવરપોઈન્ટમાં, ઑડિયન્સને સ્લાઈડ્સ પ્રેઝન્ટ કરવા માટે કયું વ્યૂ વપરાય છે? [RRB JE 2019]

જવાબ: સ્લાઈડ શો વ્યૂ

સોલ્યુશન: F5 શરૂઆતથી સ્લાઈડશો શરૂ કરે છે Shift+F5 વર્તમાન સ્લાઈડથી શરૂ કરે છે

પરીક્ષા ટીપ: બધા પાવરપોઈન્ટ વ્યૂઝ જાણો: નોર્મલ, સ્લાઈડ સોર્ટર, નોંધ પેજ, રીડિંગ વ્યૂ, સ્લાઈડ શો

PYQ 5. $ symbol represent in Excel cell reference $A$1 શું દર્શાવે છે? [RPF SI 2019]

જવાબ: એબ્સોલ્યુટ રેફરન્સ

સોલ્યુશન: $A$1 = એબ્સોલ્યુટ રેફરન્સ (કૉપી કરતી વખતે બદલાશે નહીં) A$1 = પંક્તિ એબ્સોલ્યુટ, કૉલમ રિલેટિવ $A1 = કૉલમ એબ્સોલ્યુટ, પંક્તિ રિલેટિવ

પરીક્ષા ટીપ: $ રેફરન્સ લૉક કરે છે - યાદ રાખો “ડૉલર સાઇન = લૉક્ડ સાઇન”

સ્પીડ ટ્રિક્સ અને શૉર્ટકટ્સ

ટાળવા માટે સામાન્ય ભૂલો

ઝડપી રિવિઝન ફ્લેશકાર્ડ્સ

ટૉપિક કનેક્શન્સ

એમએસ ઓફિસ અન્ય આરઆરબી પરીક્ષાના ટૉપિક્સ સાથે કેવી રીતે જોડાયેલ છે:

• સીધી લિંક: કમ્પ્યુટર ફંડામેન્ટલ્સ - એમએસ ઓફિસ એ એપ્લિકેશન સૉફ્ટવેર છે જે વિન્ડોઝ OS પર ચાલે છે
• સંયુક્ત પ્રશ્નો: એમએસ ઓફિસ + ઇન્ટરનેટ (ક્લાઉડ પર સેવ કરવું, ઑનલાઈન સહયોગ), એમએસ ઓફિસ + નંબર સિસ્ટમ (બાઈનરી ડેટા સ્ટોરેજ)
• માટેનો પાયો: ડેટાબેઝ ખ્યાલો (ફ્લેટ ડેટાબેઝ તરીકે એક્સેલ), ડેટા એનાલિસિસ (પિવટ ટેબલ્સ, એડવાન્સ્ડ એક્સેલ), પ્રોગ્રામિંગ (ઓફિસમાં VBA મેક્રો)